Conditions générales d'utilisation

Version 1.0

La plateforme OK Labo (ci-après la «Plateforme») accessible à l’adresse oklabo.com est éditée par la société PH DEV INFORMATIQUE, société par actions simplifiée au capital social de 1.000,00 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Marseille sous le numéro 909 415 184, dont le siège social est sis 37, avenue Jules Cantini, 13006 Marseille (ci-après «PH DEV», «Nous», «Nos», «Notre»).

La Plateforme permet de suivre les supports de stockage d'un tournage, de tenir ses projets, ses contacts et ses productions, et de consulter l'état des copies et des vérifications.

Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après les «CGU») ont pour objet de régir l’utilisation de l’Application par les utilisateurs revêtant la qualité de collaborateur (ci-après «l'Administrateur», «Vous», «Vos», «Votre»).

1 - Définitions

Pour les besoins du Contrat, les termes suivants, employés en lettres majuscules ou minuscules précédées d’une majuscule, auront le sens ci-après exposé, étant spécifié que les termes au pluriel peuvent s’entendre au singulier et réciproquement.

Administrateur : désigne la ou les personnes en charge de l’administration des Comptes Utilisateur au sein de l’Établissement.

Applicatifs : désigne l’ensemble des programmes et solutions logicielles mis à disposition des Utilisateurs en mode SaaS dans le cadre de l’accès à la Plateforme.

CGU : Conditions Générales d'Utilisation.

Collaborateur : désigne les salariés, préposés ou collaborateurs externes de l’Utilisateur amenés à utiliser un ou plusieurs Applicatifs dans le cadre de la Licence.

Compte Administrateur : désigne le compte créé par l’Administrateur pour l’utilisation de la Plateforme et l’administration des comptes des Collaborateurs.

Compte Collaborateur : désigne le compte d’un Collaborateur créé par l’Administrateur et lui attribuant un accès à la Plateforme.

Conditions Particulières : désigne les conditions particulières, incluant les données renseignées par l’Administrateur, qu’il aura acceptées durant son utilisation de la Plateforme.

Documentation : désigne la documentation de toute nature se rapportant à la Plateforme et/ou aux Services que PH DEV fournit à l’Utilisateur.

Données : désigne l’ensemble des informations et données des Utilisateurs, incluant toutes Données Personnelles, saisies, entrées ou téléchargées automatiquement un par l’Utilisateur, dans les Applicatifs, ou traitées, modifiées ou générées par ou via les Applicatifs.

Fonctionnalités : désigne l’ensemble des fonctionnalités proposées sur la Plateforme.

Partie : désigne, individuellement ou collectivement, PH DEV et l’Administrateur.

Services : désigne l’ensemble des services que PH DEV s’engage à fournir aux Utilisateurs en exécution du Contrat, notamment la mise à disposition de la Plateforme et des Applicatifs, l’hébergement des Applicatifs et des Données, l’administration et le support des serveurs d’hébergement, la sauvegarde des Données, le support et la maintenance des Applicatifs.

Support : désigne une carte mémoire, un disque ou tout autre média de stockage utilisé sur un tournage et suivi dans la Plateforme.

Tournage : désigne la production audiovisuelle à laquelle les Supports sont rattachés.

Utilisateur : désigne l’ensemble des Utilisateurs des outils applicatifs qu’ils soient Client, Administrateur, ou Collaborateur. Les comptes personnels des Utilisateurs sont dénommés ci-après «Comptes-Utilisateurs». Chaque Compte-Utilisateur correspond à une licence individuelle, pouvant être octroyée par un Administrateur en vertu de la licence maître.

Établissement : désigne le professionnel ou l’établissement duquel relève l’Administrateur et ayant souscrit une licence maître auprès de PH DEV pour l’utilisation de la Plateforme par ses préposés.

2 - Objet

Les présentes CGU définissent les conditions d’utilisation de l’Application et de ses Fonctionnalités par les Utilisateurs revêtant la qualité de Collaborateur.

Les CGU forment, avec les Conditions Particulières, un ensemble contractuel ci-après dénommé le «Contrat». En cas de contradiction entre les Conditions Particulières et les Conditions Générales, les premières prévaudront.

3 - Acceptation et modifications des CGU

Toute utilisation de la Plateforme, y compris une simple visite, implique Votre acceptation sans réserve des présentes CGU (Conditions Générales d'Utilisation). Nous Vous invitons à les lire attentivement avant d’utiliser la Plateforme.

Les présentes CGU sont mises à Votre disposition sur la Plateforme où elles sont consultables au format PDF à tout moment.

Nous Nous réservons le droit de modifier à tout moment les présentes CGU, la version applicable étant celle figurant sur la Plateforme à la date où Vous y accédez. Nous prendrons toute mesure raisonnable pour Vous informer d’une modification des présentes CGU. En cas de modification majeure des CGU, Nous Vous informerons dans un délai minimum d’un (1) mois avant que ces modifications deviennent applicables.

4 - Compte Administrateur

Sur demande de l’Etablissement, Nous attribuons un accès aux Utilisateurs désignés en tant qu’Administrateur.

L’accès communiqué Vous permet de créer Votre Compte Administrateur en renseignant Vos informations.

Vous Vous engagez à fournir des informations complètes et exactes. En cas de changement de ces informations en cours d’utilisation de la Plateforme, Vous Nous en informer sans délai. Nous Nous réservons le droit de désactiver ou de supprimer tout Compte Administrateur pour lequel les informations nécessaires fournies s’avèreraient inexactes ou incomplètes.

Vous êtes seul responsable de l’utilisation de Votre Compte Administrateur. Notre responsabilité ne saurait être engagée en cas d’intrusion dans Votre Compte Administrateur qui résulterait d’une négligence de Votre part dans la protection de la confidentialité de Vos informations et/ou identifiants.

5 - Description des Fonctionnalités

La Plateforme permet notamment à l’Administrateur de :

Créer les Comptes Collaborateurs et gérer les accès : Suivant le nombre de licences souscrites par l’Etablissement, l’Administrateur peut créer des Comptes Collaborateurs et gérer les autorisations des Collaborateurs. L’Administrateur créer les Comptes Collaborateurs en renseignant les informations relatives aux Collaborateurs, et modifier ces informations. L’Administrateur a la possibilité d’attribuer des autorisations différentes aux Collaborateurs selon leur statut. L’Administrateur a également la possibilité d’activer ou de désactiver les Comptes Collaborateurs.

Suivi des actions : L’Administrateur a accès à un journal retraçant les connexions et actions réalisées par l’ensemble des Utilisateurs sur la Plateforme.

Gérer les comptes : L'Administrateur consulte les comptes ouverts sur la Plateforme et peut en désactiver un à tout moment.

6 - Maintenance corrective et support

La maintenance corrective consiste en la correction des anomalies répétitives et reproductibles et en l’assistance téléphonique en cas de dysfonctionnements liés à des anomalies rencontrées sur l’Application. Cette prestation de maintenance n’inclut pas le support fonctionnel destiné à assister les Utilisateurs dans l’utilisation optimale de l’Application.

Les Utilisateurs informeront PH DEV de la survenance de toute anomalie constatée et documentée. Les Utilisateurs ont la possibilité de contacter PH DEV en ouvrant un ticket depuis l’onglet « support » dédié sur la Plateforme ou via le formulaire de contact oklabo.com/contact cas d’impossibilité d’accès à la Plateforme.

Dans le cadre de cette procédure, PH DEV devra intervenir dans les délais suivants :

• En cas d’anomalie bloquante : dans un délai maximum de vingt-quatre (24) heures ouvrables à compter de la réception du ticket ou message provenant de l’Utilisateur ;
• En cas d’anomalie non bloquante : dans un délai maximum de trois (3) jours ouvrés à compter de la réception du ticket ou message provenant de l’Utilisateur.

Au titre des prestations de maintenance, PH DEV s'engage à prendre en compte les anomalies qui affecteraient l’Application afin d'y remédier. À compter de la réception du ticket ou message de l’Utilisateur, PH DEV fera ses meilleurs efforts pour analyser la nature et l'origine de l'anomalie et intervenir au plus tard dans les délais définis ci-dessus.

Sont exclues de la prestation de maintenance au titre du Contrat :

• Toute difficulté qui n’est pas une anomalie (on entend par difficulté qui n’est pas une anomalie un dysfonctionnement non imputable à un défaut de la Plateforme), PH DEV s’efforcera alors de proposer à l’Utilisateur une solution et, si une solution est raisonnablement envisageable par PH DEV et qu’elle est en mesure de la réaliser, communiquera à l’Utilisateur un devis qui devra être accepté par ce dernier avant toute intervention ;
• Toute anomalie non-documentée par l’Utilisateur (on entend par anomalie non documentée celle pour laquelle l’Utilisateur n’apporte aucun élément permettant de déterminer l’anomalie) ;
• Toute intervention sur le site de l’Utilisateur. Si celui-ci en manifeste le besoin, PH DEV s’efforcera alors de lui proposer une solution et lui communiquera un devis qui devra être accepté par ce dernier avant toute intervention sur le site de l’Utilisateur ;
• Toute utilisation non-conforme aux instructions, recommandations ou mises en garde de PH DEV ;
• Toutes modifications de la configuration et des applicatifs apportées par l’Utilisateur, sans l'autorisation de PH DEV.

De manière générale, l’Utilisateur coopérera de bonne foi pour faciliter l'exécution des prestations de PH DEV. L’Utilisateur s'engage à ce titre notamment à communiquer à PH DEV, dès sa demande, toutes les données nécessaires à PH DEV pour reproduire l'anomalie et décrira en particulier les conditions d'exploitation de la Plateforme lors de la survenance de l'anomalie.

PH DEV s'engage à réaliser les prestations de maintenance avec tout le soin requis à ce titre, conformément aux règles de l'art.

Il est rappelé toutefois que la Plateforme est utilisée sous les seules direction, contrôle et responsabilité de l’Utilisateur, auquel il appartient de s'assurer que tout programme d'ordinateur utilisé conjointement avec la Plateforme ne présente pas de défectuosité.

7 - Licence d’utilisation de la Plateforme

En vertu du contrat conclu entre PH DEV et l’Etablissement et de la licence maître, l’Administrateur se voit octroyer à titre non-exclusif un droit d’accès, d’utilisation et d’affichage de la Plateforme ainsi que de son contenu, incluant la marque OK Labo, des Applicatifs et de la Documentation, pour toute la durée du Contrat, ainsi que le droit d’octroyer des licences individuelles dans les limites prévues au sein de la licence-maître consentie à son Établissement. L’Administrateur dispose également du droit, en vertu de la licence maître consentie à son Établissement, de créer des Comptes Collaborateurs ou licences individuelles.

La structure générale de la Plateforme ainsi que les textes, la marque OK Labo, les codes sources ou objet, logiciels, bases de données, graphiques, images, sons et vidéos composant OK Labo, les Applicatifs et la Documentation sont la propriété exclusive de PH DEV.

Toute représentation, reproduction, même partielle des éléments contenus sur la Plateforme sans l'autorisation préalable et écrite de PH DEV ou de ses partenaires est strictement interdite et serait susceptible de constituer une contrefaçon au sens des articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Toute exploitation, commerciale ou à titre gracieux autrement que dans le cadre des exceptions légales prévues par les dispositions de l’article L. 122-4 du Code de la propriété intellectuelle est également prohibée et susceptible de constituer une contrefaçon.

Toute extraction non autorisée d’éléments des bases de données de la Plateforme entraînera des poursuites judiciaires sur le fondement du droit d’auteur, du droit sui generis du producteur de bases de données ou encore du droit de la concurrence déloyale.

En conséquence, notamment, toute copie, réutilisation, décompilation, réutilisation, des éléments graphiques et/ou des agencements, design, parcours utilisateurs, des codes objets ou codes sources, de la Documentation, ou plus généralement de tout élément des Applicatifs, est prohibée et susceptible de constituer un acte de contrefaçon prohibé par le code de la propriété intellectuelle ou plus généralement le droit en vigueur.

PH DEV garantit qu’elle dispose de tous les droits de propriété intellectuelle permettant de conclure le présent Contrat et qu’à ce titre, les Services fournis en exécution du présent Contrat ne portent pas atteinte à des droits de tiers et ne constituent pas une contrefaçon d’une œuvre préexistante.

PH DEV garantit l’Utilisateur contre toute action en revendication de tiers sur le fondement de la contrefaçon, de la concurrence déloyale et/ou des agissements parasitaires résultant de ou liée à l’utilisation des Services par l’Utilisateur.

8 - Données personnelles

Pour les besoins du Contrat et de la fourniture des Services à l'Administrateur, PH DEV agit en tant que sous-traitant de l’Établissement, responsable de traitement, au sens du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD »).

En vertu du contrat conclu avec l’Établissement et pour l’exécution des Services, des Données Personnelles du Collaborateur sont collectées et traitées par PH DEV à plusieurs moments lors de l’utilisation des Services :

• Création du Compte Administrateur : Les Données Personnelles relatives à l’identité et aux coordonnées de l’Administrateur sont fournies par l’Établissement à PH DEV pour la création du Compte Administrateur;
• Connexion au Compte Administrateur : Pour se connecter à son Compte Administrateur, l’Administrateur doit renseigner son identifiant et son mot de passe.
• Gestion des comptes : Nom, prénom et adresse email des Utilisateurs, conservés le temps de la relation contractuelle.
• Journal de connexion : Date de dernière connexion, conservée pour la sécurité des comptes.
• Formulaire de contact : Nom, adresse email, téléphone et message, conservés le temps de traiter la demande.

PH DEV prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des Données Personnelles des Utilisateurs collectées sur l’Application. PH DEV choisit des prestataires qui apportent des garanties appropriées au regard des traitements réalisés et à la nature des données traitées.

Les Données Personnelles sont collectées sur des pages sécurisées via le protocole https, et font l’objet de sauvegardes quotidiennes. Elles sont hébergées en France ou sur le territoire de l’Union européenne.

Toutes les mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques raisonnables en matière de sécurité sont mises en œuvre pour protéger les Données Personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés.

Toutefois, il est à signaler qu’Internet n’est pas un environnement complètement sécurisé malgré nos meilleurs efforts, en ce qu’il implique notamment des acteurs tiers tels que des fournisseurs d’accès, un réseau physique pour la transmission des données, sur lesquels nous n’avons aucune maîtrise. Pour ces raisons, il est impossible de garantir la sécurité totale de la transmission des informations sur l’Internet.

PH DEV s’engage à avertir les Utilisateurs dans les plus brefs délais et à prendre toutes mesures raisonnables et nécessaires en cas d’incident de sécurité.

Les personnes concernées peuvent, sur présentation d’un justificatif d’identité, interroger le responsable de traitement ou PH DEV sur les données les concernant et les caractéristiques du traitement, ainsi que requérir une copie de leurs données. Elles peuvent également demander les rectifications, mises à jour, ou effacements des données inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, communiquer des instructions sur le sort de leurs données après leur mort ainsi que s’opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à leur situation particulière ou requérir leur portabilité.

Les Données Personnelles peuvent être partagées avec des sociétés tierces dans les cas suivants :

• Quand PH DEV recourt aux services de prestataires assurant la maintenance du système, l’assistance utilisateurs, l’hébergement des données. Ces prestataires disposent d’un accès limité aux Données Personnelles, dans le cadre de l’exécution de ces prestations, et ont une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec les dispositions de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel ;
• Si la loi l’exige, les Données Personnelles peuvent être transmises pour donner suite aux réclamations présentées contre PH DEV, dans le cadre de procédures administratives et judiciaires ;
• Si PH DEV est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d'actifs ou procédure de redressement judiciaire, cela pourra entraîner la cession ou le partage tout ou partie de ses actifs, y compris les Données Personnelles. Dans ce cas, les Utilisateurs seront informés avant que leurs Données Personnelles ne soient transférées à une tierce partie.

Les réclamations éventuelles sont à déposer auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

9 - Confidentialité

PH DEV et l’ensemble de ses collaborateurs s’engagent à respecter la plus stricte confidentialité des Données des Utilisateurs, notamment par la mise en place de dispositifs de sécurité appropriés.

PH DEV s’engage à maintenir la confidentialité de toutes les informations qui lui sont transmises par les Utilisateurs et identifiées comme confidentielles, ou qui devraient de bonne foi être considérées comme telles, et s’engage à ne pas utiliser ces informations en dehors des termes du Contrat, sauf consentement écrit des Utilisateurs.

PH DEV s’engage à ne pas divulguer ou laisser divulguer toute information dont elle aurait eu connaissance dans le cadre de ses relations contractuelles avec les Utilisateurs, en cours et à l’expiration de ces dernières.

Aucune information en provenance des Utilisateurs ne sera communiquée par PH DEV à des tiers, outre les informations nécessaires à l’exécution du Contrat et des Services.

Toutefois, ne sont pas visées par ces dispositions les informations pour lesquelles PH DEV peut prouver qu'elle en avait légalement possession à la date de leur communication par l’autre partie, qu'elles étaient dans le domaine public à la date de leur communication par l’autre partie, qu'elles étaient tombées dans le domaine public après la date de leur communication par l’autre partie sans aucune faute qui lui soit imputable, que la divulgation a été exigée par la loi, les règlements, une décision de justice.

10 - Disponibilité et sécurité de la Plateforme

Nous faisons tout Notre possible pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité de la Plateforme.

La Plateforme est par principe accessible 24/24h, 7/7j, sauf interruption, programmée ou non, pour les besoins de sa maintenance, du fait d’un tiers, d’une coupure, interruption ou insuffisance du réseau internet ou 4G ou 5G, d’une catastrophe naturelle, d’une pandémie ou de tout cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence. Nous prendrons toute mesure raisonnable pour limiter l’impact des opérations de maintenance sur l’accessibilité de la Plateforme.

Nous mettons en œuvre les mesures de sécurité requises au vu de la nature des données traitées et de l’état de la technique, mais nous ne pouvons garantir que la Plateforme soit exempte de virus ou de dysfonctionnement. L’utilisation de la Plateforme se fait aux risques et périls de l’Utilisateur. Nous déclinons de ce fait toute responsabilité pouvant résulter d’éventuels dysfonctionnements, interruptions, défauts ou encore d’éléments perturbant le bon usage de la Plateforme. Nous ne saurions être tenus responsables de toute rupture de service dans le réseau Internet empêchant l’accès à la Plateforme.

Sans que Notre responsabilité puisse être engagée, Nous Nous réservons le droit d’apporter des modifications ou de supprimer la Plateforme, mais aussi d’en interrompre ou en restreindre l’accès.

Notre responsabilité ne peut être engagée pour tout dommage, direct ou indirect, matériel ou immatériel, causé par une suspension des services ou de la Plateforme, notamment pour des raisons de maintenance, ou la suppression pure et simple la Plateforme.

Notre responsabilité ne peut être engagée pour tout dommage, direct ou indirect, matériel ou immatériel, causé par un virus informatique circulant sur la Plateforme, un cas de force majeure ou un fait imprévisible et insurmontable d’un tiers.

11 - Responsabilité

11.1 Notre responsabilité d’hébergeur

En Notre qualité d’hébergeur, Nous ne saurions être tenus responsables des contenus illicites publiés par les Utilisateurs sur La Plateforme. Notre responsabilité ne pourra être engagée que dans le cas où Nous n’aurions pas promptement supprimé ou restreint l’accès à un contenu qui nous aurait été dûment signalé.

Notre responsabilité ne saurait être engagée en cas de dommage, direct ou indirect, matériel ou immatériel, causé suite à la fourniture d’informations erronées, illicites ou périmées via un Compte Utilisateur, ou accessible sur ou via La Plateforme, ou suite à la suppression par Nos soins de Vos contenus illicites ou contraire aux présentes CGU, notamment après signalement par d’autres Utilisateurs.

Si, nonobstant les dispositions du présent article Notre responsabilité devait être engagée au titre d’un dommage causé à un Utilisateur en lien direct avec son utilisation de La Plateforme, celle-ci sera limitée à la somme maximum de cinq cents (500) euros quelle que soit la nature de cette responsabilité, contractuelle, délictuelle, quasi-délictuelle ou pénale et ce tous préjudices confondus.

Les Utilisateurs sont informés du fait que la publication de tels contenus est susceptible d’entraîner des actions en justice de la part des tiers lésés ou de PH DEV, notamment sur le fondement du manquement aux présentes CGU et pour réparer, notamment, tout dommage causé à leur réputation.

PH DEV est en revanche responsable des contenus qu’elle crée pour alimenter l’Application. PH DEV est particulièrement vigilante sur la qualité et le caractère licite des contenus dont elle est à l’origine.

11.2 Votre responsabilité pour les contenus publiés

En Votre qualité d’éditeur, Vous êtes responsable de Votre utilisation des Services proposés sur l’Application, des contenus que Vous publiez et partagez sur celle-ci et de Vos interactions avec les autres Utilisateurs. Vous êtes notamment responsable des informations, notations et commentaires que Vous publiez, et plus généralement de l’ensemble des contenus que Vous postez.

Tout contenu qui serait contraire aux lois et règlements en vigueur et aux présentes CGU, notamment les contenus contrefaisants, les fausses informations, les propos incitant à la haine ou discriminants, ou encore les contenus pornographiques ou violents seront supprimés sans délais dès leur signalement via le support.

11.3 Votre responsabilité pour Votre comportement sur La Plateforme

Vous êtes responsable de Votre comportement sur La Plateforme, notamment vis-à-vis des autres Utilisateurs. À cet égard et de manière non limitative, tous les propos violents, injurieux, insultants, discriminants, sont strictement prohibés sur La Plateforme.

Tout comportement assimilé à du harcèlement est également prohibé. Plus généralement, tous les comportements illicites et/ou contraires aux présentes CGU sont prohibés et peuvent entrainer, selon leur gravité, la suspension ou la suppression pure et simple de Votre Compte Utilisateur dans les conditions prévues aux présentes CGU.

Votre comportement, s’il est illicite et/ou contraire aux CGU, peut également engager Votre responsabilité civile ou pénale, PH DEV se réservant le droit de porter toute action en justice aux fins de réparation de son préjudice.

12 - Divers

12.1 Divisibilité des clauses

Si une ou plusieurs dispositions des CGU sont tenues pour non valides par une loi ou un règlement, ou déclarées comme telles par décision définitive d’une juridiction compétente, elles seront réputées non écrites, et les autres dispositions garderont toute leur force et leur portée, à moins que l’invalidité n’affecte une disposition essentielle des CGU.

12.2 Interprétation

Les titres donnés aux articles et sous-parties sont donnés à titre indicatif, à des fins de commodité, et ne peuvent servir à interpréter les dispositions des CGU.

13 - Droit applicable et langue

Le Contrat est soumis à la loi française. En cas de traduction du Contrat, seule la version française fera foi.

14 - Litiges

En cas de litige relatif à la validité, l’interprétation et l’exécution des CGU, les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable en toute bonne foi avant d’initier toute action judiciaire.

En absence de résolution amiable des différends, les tribunaux français seront compétents pour en connaître.

CGU Administrateur - Mise à jour Septembre 2026